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如何做好电子文件的归档工作

随着计算机技术和网络技术在科学研究、生产建设等业务工作中的普遍运用,及其在计划决策、职能管理工作中的迅速发展,文件的载体结构正逐步发生变化,产生了大量的以数字化形式保存的电子文件,并将成为未来档案的重要组成部分。与纸质文件相比,电子文件的归档是一项更为艰苦细致、难度更大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者还囿于传统观念,认为电子文件不是文件而忽视

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专题研讨 存取和可利用性,档案管理者必须及时对所形成的 电子文件以及相关的背景信息和元数据进行收集归 档。

首先,电子文件的收集归档,般应按照国家有一关文件规定的收集归档范围执行,为了确保其可利用、理解,可因此在收集的范围上有别于纸质文件。 1对于草稿性电子文件由于其不具备正式文件的功 .能,一般不收集归档,但如有重要的修改过程和内容,又确实有保存价值的信息应做收集归档,则一否旦被覆盖就难以恢复;如果用户需要远程传递和自 动全文检索要求的应做收集归档,以避免进行纸质文件数字化处理的重复劳动。2对待辅助性的电子 .文件,果有保存价值的也应做及时地收集归档,如并与相应的纸质文件建立对应的标识关系,否则一旦被覆盖再要恢复就会有一定的难度。3对于正式性 .的电子文件,特别是无纸办公环境中形成的电子文 件,除做及时地收集积累外,要有严格的安全保护还

措施。4元数据是电子文件管理过程中必不可少的 . 一

部分,因此,电子文件的收集归档内容还应包括元

的归挡工作

数据和背景信息等,这也是电子文件与纸质文件收集归档的主要区别。 其次,电子文件的收集积累应视为电子文件责任者的一项重要内容,必须由形成部门指定专人负

随着计算机技术和网络技术在科学研究、生产责、中管理,集不得由个人分散保管。应在档案工作建设等业务工作中的普遍运用,其在计划决策、及职者的指导监督下,照一定的步骤,按有条不紊地进行能管理工作中的迅速发展,文件的载体结构正逐步电子档案的收集和积累工作。为了保障电子档案的发生变化,产生了大量的以数字化形式保存的电子真实性、完整性和有效性,须对其实行前端控制、必 文件,并将成为未来档案的重要组成部分。与纸质文全程管理,即档案部门把电子文件从运行、管、保维

件相比,电子文件的归档是一项更为艰苦细致、度护再到利用的全过程加以控制,“头”前介入难从源提 更大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者还电

子文件的管理工作。在电子文件形成时或任务完囿于传统观念,认为电子文件不是文件而忽视其归成后就应做及时地收集和积累;对于多年才能完成档;由于电子文件对计算机系统的依赖,于不熟的任务或项目,其所形成的电子文件也要进行连续或对悉操作技术的立卷人来说,易产生畏难情绪。何的或分阶段的收集积累,容如以防止工作进行到后期时,

做好电子文件的归档工作,提高进馆档案的数字化前期的电子文件丢失。 率,保电子文件的真实性、整性、确完安全性和可识

二、择合适的电子文件归档方式选 电子文件的载体稳定性差、易损坏,因此归档方式的选择至关重要。通过实践证明,用磁盘脱机采利

别性,是当前档案信息化建设工作中必须思考的问 题。 一

加强电子文件的收集积累

集数据的介质移交方式容易造成数据丢失;质量较

办公自动化系统对文件的处理更加强调其现行差的磁盘还会影响文件的可读性;有时为防止数据性和使用方便性,不适合长期保存已经办理完毕的丢失而制作多张备份磁盘存档,仅加大了工作量,不 电子文件。档案管理则更强调归档文件的原始性、完也增加了磁盘的存储数量。者认为,笔电子文件较为整性,注的是档案的整理、关利用和长期保存。为确便捷安全的归档方式是采用网络移交,并利用光盘保形成的电子文件不丢失,并保证其完整性以及可存储。

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《电兵船档案》 0 6年第 5机 20期

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