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公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范

一、 邮件文本及格式规范:

1、邮件内容:

一封完整的电子邮件内容包括:收件人邮件地址(抄送邮件地址)、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期,有明显称呼、签名、日期的邮件,能使查阅者一目了然。

2邮件字体:

(1)全文统一;

(2) 字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字;

(3) 字体为正体;

(4)字体颜色为黑色,个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。

3邮件附件:如邮件中含有附件及附件数量,应在邮件内容中说明。

4邮件格式:使用公司统一的Logo及信纸格式,如无信纸格式,则不使用信纸。 5个人签名:

(1)个人签名档需包括内容:姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、

e-mail等;

(2)如有工作需要,需和外部联系,还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司

网站及个人手机号码,skype号等。

二、 邮件语言文字规范:

1语言表述清楚、简练不能有岐义。

2规范用语,尽量少用口头用语,不用俚语。

3 段落分明、清晰。

4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。

三、 邮件发送规范:

1邮件主题:

邮件必须写明主题。

2邮件发送:

(1) 邮件内容需注意保密性,要明确收件人的范围,不遗漏需要发送的人,不发

给无关人员;

(2) 涉及企业内部操作的信息,不要发送邮件;

(3) 敏感信息,需要用隐晦的表达方式;

(4) 决定性、关键性内容要点应在正文中描述,附件只作为详细分解说明;

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