办公室文员打印工作须知

经常收到看到我们办公室人员打印的文稿,问题很多,看完总是不停的修改、修改……然后怀疑是公司要求太高了,还是我们根本就缺乏基本的文字能力和学习的意识呢？经常出现一些不该产生的错误,比如每段文字开头要空两格,这是小学生都明白的常识,我们老是空一格多点、两格多点,甚至N格。是不懂,还是责任心,还是在考领导的文化水平？

办公室文员打印工作须知

谢鸿坤

经常收到看到我们办公室人员打印的文稿，问题很多，看完总是不停的修改、修改 然后怀疑是公司要求太高了，还是我们根本就缺乏基本的文字能力和学习的意识呢？经常出现一些不该产生的错误，比如每段文字开头要空两格，这是小学生都明白的常识，我们老是空一格多点、两格多点，甚至N格。是不懂，还是责任心，还是在考领导的文化水平？ 要知道，公司的很多文件、通知、刊物都代表公司的形象，这是公司对内对外的窗口，要知道自己肩负的责任，要明白自身岗位的重要性！有句话叫“干一行，爱一行”，总是重复昨天的错误，总是漫不经心、漏洞百出，谈得上“爱岗敬业”吗？

按理来讲，办公室文员更应该响应公司号召，好好学习，提高素质，而且也占有很多有利的条件。比如时间和场所上，早中晚的休息时间是基本是固定的，办公室的环境是舒适安静的（有空调、有电脑、有自己的办公桌椅），而车间也好，公司片区行政也好，哪个有你们这么固定的时间和场所？我们有几个主动买过相关的公文书籍自学，或者主动参加什么函授培训？

下面我把常见的打印问题列出来，望大家对照改正：

1. 每段文字开头空两格。小学生都懂的常识，为什么不空，要或者空1格多点、2格多点或者N格？

2. 标题应该置于正文的上方中间，字体一般大于正文，这样既醒目，又起到突出主题的作用。而且对于重要文件或通知，标题字体多采用黑体或加粗，这样更显得庄重、突出。

3. 一般标题和正文之间要空一点位置（空一小行），不要紧紧与正文挨在一起。

4. 标点符号不是装饰品，可有可无，专用标点符号不要乱用，比如书名号“《》”，顾名思义是指一本书、一部专著、一篇文章的题目引用才用书名号，不要把一个人的名字什么的也用书名号括起来；再比如省略号是6个点，破折号是一长横，均占两个字的位置，为什么你偏除以2（省略号3个点，破折号一短横）？不要自认为美观就行，老师从没这样教过你吧？其他标点符号用法附后。

5. 中文标点符号与英文符号是有区别的，会电脑打字的人应该用眼睛是看得出来的，就算你不懂英文。比如句号，中文是一小圆圈（。），英文是一小圆点（.）。

6. 电脑打字英文输入法中有全角与半角之分，半角的标点符号的间距与中文是不同的（间距很短），注意了吗？

7. “的”、“地”、“得”用法有区分吗？为什么老区分不开呢？这三个字的用法区别附后。

8. 错别字别当家常便饭。极少看到一篇没有错别字的文稿，告诉你一个秘诀（方法），对一个词语或成语拿不准时最好用搜狗拼音或紫光拼音输入法验证。用拼音输入法虽然打字较慢，但可以纠正很多错别字。一篇文档打完，建议你用眼睛扫描一遍，发现文字下面有红色波浪线的是提醒你可能是错别字（电脑文档一般都有语法检查功能）。

9. 信件、通知、告示、报告等文稿都有固定的写作格式，比如称呼、敬语、结束语，不要想要就要，随心所欲。要掌握这些文体的写作格式并不难，你只要留心观察或搜集每一种文稿的标准样式，参照一下就明白了。

10. 一篇文稿打出来，最后还要排排版，尽量美观得体一些。一些简单的操作原则要懂：文字过少时，字体适当放大些，段落行距宽松些；反之文字较多，又不想占两页文稿，可以把字体缩小些，或者调整页面设置；通知、信件类落款靠右下方，也不要太偏右，否则有往下掉的感觉；文稿中需要突出的小标题可以设置不同字体或加粗区分，标题字体一般与正文不同。总之，多观察报章刊物、网络文摘样式，灵活掌握。

11．对于数字统计报表的图表要求标题准确、设计规范、项目清楚、数据准确，始终牢记报

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